La plateforme MyPeopleDoc simplifie la gestion des documents RH pour les salariés et les employeurs en conservant les fiches de paie, les contrats et autres documents importants. Il s’agit d’un coffre-fort en ligne bien connu dans les milieux professionnels. Il est d’un grand soutien pour les travailleurs et les services des ressources humaines. Quelles sont les fonctionnalités de ce coffre ? Comment se connecter et utiliser MyPeopleDoc ? Les réponses dans cet article.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc est une solution numérique de gestion des documents RH qui repose sur le cloud. Ce coffre-fort en ligne offre aux entreprises un espace sécurisé pour sauvegarder toutes les informations liées à leurs salariés. Comme révélé par Techpopzone.com, le service fait partie de la chaîne de logiciel PeopleDoc qui est depuis 2018 la propriété du groupe Ultimate Software devenu Ultimate Kronos Group (UKG). Il s’agit d’un acteur majeur dans le secteur des solutions de gestion des ressources humaines.
MyPeopleDoc permet aux utilisateurs de numériser et d’organiser efficacement les fiches de paie, les contrats ou encore les déclarations administratives. C’est un coffre doté d’un haut niveau de protection des données sensibles en conformité avec les normes de sécurité en vigueur.
Les différents types de documents stockables sur le coffre
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc est conçu pour conserver toutes sortes de documents liés à la gestion des ressources humaines. Parmi les éléments couramment archivés, on retrouve :
- Les fiches de paie ;
- Les contrats de travail ;
- Les avenants contractuels ;
- Les certificats de travail ;
- Les attestations de mutuelle ;
- Les bulletins de solde de tout compte ;
- Les bilans de formation professionnelle ;
- Les documents relatifs aux congés, etc.
My People Doc : quelles sont les fonctionnalités ?
Stockage de documents RH, gestion des données stockées, partage de fichiers… découvrez ci-après les principales fonctionnalités de MyPeopleDoc.
Le stockage de documents
MyPeopleDoc met à disposition des salariés et des employeurs un espace de stockage numérique sur lequel ils peuvent stocker l’ensemble de leurs documents professionnels. Avec ce coffre virtuel, il n’est plus nécessaire de conserver des copies papier. Les utilisateurs peuvent sauvegarder dans ce coffre leurs fiches de paie, leurs contrats et autres dossiers importants. Inutile de rappeler que les documents stockés seront disponibles à tout moment. Ce système réduit considérablement les risques liés à la perte ou à l’endommagement des documents physiques.
La gestion des documents stockés
Après stockage des documents, MyPeopleDoc propose plusieurs fonctions de gestion des fichiers. Les utilisateurs peuvent par exemple organiser leurs documents selon des catégories bien définies. De quoi simplifier le classement et l’accès aux informations. La plateforme permet aussi de supprimer les éléments obsolètes ou de réimprimer certains fichiers en cas de besoin. Sans oublier la mise à jour des documents qui ont besoin d’être actualisés.
La fonction de recherche
L’une des fonctionnalités phares de MyPeople Doc reste sans nul doute ses outils de recherche performants. Ces derniers permettent de retrouver rapidement n’importe quel document en utilisant des mots-clés précis ou des filtres basés sur différents critères (date, type de document…). Cette recherche avancée donne un accès instantané aux fichiers, même au sein d’une bibliothèque volumineuse. Les employés gagnent ainsi un temps précieux dans la recherche de leurs archives numériques.
Le partage de documents
MyPeopleDoc donne aux utilisateurs la possibilité de partager leurs documents en toute sécurité. Ils ont ainsi un contrôle total sur leurs fichiers personnels. Les employés peuvent choisir de rendre certains fichiers accessibles à leurs responsables, au service des ressources humaines ou à des tiers de confiance. Chaque partage est encadré par des mesures de sécurité fiables. La fonctionnalité de partage permet de collaborer avec les collègues et de préserver la confidentialité des données échangées.
Comment se connecter à MyPeople Doc ?
La connexion à MyPeople Doc diffère selon que l’on est employeur ou salarié. Pour les entreprises, il est nécessaire de passer par UKG afin de souscrire au service. Cette démarche commence par un rendez-vous avec le service commercial via leur site officiel : https://www.ukg.fr/. Sur ce site, vous trouverez toutes les informations sur les tarifs et les fonctionnalités sont détaillées.
Pour les salariés, l’accès à la plateforme repose sur une invitation envoyée par l’employeur. Une fois cette invitation reçue, le salarié peut créer un compte directement sur le site mypeopledoc.com par redirection grâce au lien d’invitation. Dès qu’il est connecté, l’utilisateur peut commencer à téléverser ses documents professionnels sur le coffre (bulletins de salaire, contrats de travail, attestations de formation…).
Quels sont les avantages de MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc est un service numérique conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les travailleurs et les employeurs peuvent donc être rassurés quant à la sécurité de leurs données personnelles. Aussi, la plateforme propose un archivage sécurisé sur le long terme, avec une conservation des fichiers pendant 50 ans.
Un autre avantage majeur de MyPeopleDoc reste son espace de stockage généreux de 10 Go accessible gratuitement et à vie. Il permet aux utilisateurs de conserver un grand volume de documents importants. Pour finir, MyPeopleDoc fait gagner énormément de temps aux services RH et aux employés. En effet, le temps nécessaire pour retrouver et consulter les documents importants est drastiquement réduit avec MyPeopleDoc.